banner ads

7 tips para aumentar tu productividad

9:00 AM. Comienza el día laboral.

Prendes la computadora, Facebook, Whatsapp, platicas con tus compañeros, terminas de desayunar y después de tantas pequeñas (distr)-acciones, ahora sí empiezas a trabajar. ¿Y qué crees? Ya son las 10:00 AM.

Esta descripción es una realidad para muchas personas. La capacidad para empezar, concentrarse y terminar los pendientes del día parece más un don que un hábito. Sin embargo, no es así. Ser una persona productiva es posible y los beneficios son evidentes para quien lo hace y para todo el equipo de trabajo.

¿Cómo lograr este hábito? Te compartimos 7 tips para activarlo en tu vida desde hoy.

1.- Establece prioridades del día.

Prioridades

Planea una estrategia de acción. Escribe una lista con los pendientes del día y define cuál de ellos debes taclear primero. Con esto tendrás una visión general del día y podrás definir los pasos para lograr tus objetivos. Es necesario distinguir entre lo urgente —situaciones que reclaman tu inmediata atención— y lo importante —aquello que suma a tus metas personales y a largo plazo—. Por ejemplo: enviar una factura a cobranza antes del día 30 es más urgente que responder a todos tus correos; pero es probable que no sea más importante que tener una junta de planeación anual para decidir el rumbo del negocio. Lo recomendable es planear con anticipación para evitar llenar nuestro día con urgencias y poder sacar ambos pendientes. Una de nuestras apps favoritas para lograr esto: Todoist.

Planea con anticipación para evitar llenar tu día con urgencias.

Una herramienta que ayuda a jerarquizar pendientes, es la “matriz de Eisenhower” (después popularizada por Stephen Covey), la cual tiene 4 cuadrantes de acuerdo a estas dos categorías: importante / urgente.

2.- Inicia con lo más difícil y lo que tiene más valor.

giphy

Aprovecha la energía matutina para hacer las actividades más retadoras y que probablemente te tomarán más trabajo concluir. Al hacer esto, notarás que entras en un mood de concentración y productividad.  

Ahora bien, si tienes objetivos personales, debes aprender a darle tiempo a aquello que no necesariamente genera una ganancia pero que tiene valor personal. Dedica la mañana a ello, si tienes que levantarte más temprano, aprende a darte ese espacio, no lo dejes para cuando “ya no tenga pendientes”. Todos sabemos que esa frase es una bonita ficción.

3. Delega temprano.

Delegar-Equipo

Un día en la oficina puede ser como un juego de basquetbol: quien tiene la pelota ejecuta la acción. Si en tu lista de prioridades detectas que necesitas de terceros para lograr un objetivo, desde primera hora pásales la pelota para poder hacer tu jugada más tarde. Por ejemplo, si necesitas imprimir un archivo que necesita el VoBo de tu jefe, envía desde temprano un correo solicitando su aprobación. No olvides que delegar es una cualidad de liderazgo, transfiere actividades y responsabilidades a tus colaboradores para que puedan ejecutarlas durante el día; no tengas miedo de pasar el balón a otros para que tú puedas concentrarte a planear la siguiente jugada. 

Un día en la oficina puede ser como un juego de basquetbol. No tengas miedo de pasar el balón a otros para que tú puedas planear la siguiente jugada.

4. Define horarios específicos para revisar correos.

Horarios-email

Una vez que hiciste los pasos anteriores, define un tiempo para revisar correos. Si no lo controlas, esta actividad —obligatoria y necesaria en casi todos los trabajos— puede consumir tiempo para realizar actividades importantes y/o urgentes (revisa el paso 1). Los correos son para comunicar mensajes puntuales, la regla de oro es que para que un email sea efectivo, hazlo de 5 enunciados o menos.

QD_productividad-quote

5. Minimiza distracciones digitales.

Distracciones

Nuestro amado internet es una gloriosa fuente de información y conocimiento… y también de distracciones. Sin importar la edad, cualquiera puede caer en el hoyo negro del scroll down y del click sin sentido de link tras link. Aléjate de este hábito sin sentido: silencia tus chats, atiende sólo mensajes importantes. Si la fuerza de voluntad no es suficiente, te recomendamos utilizar apps que ayudan a minimizar estas distracciones, aquí algunas: Keepmeout!, Stay Focus (extensión para Chrome), FOCUS (sólo para Mac) y SelfControl.

6. Toma descansos efectivos.

Descansos

¿Sabías que el cerebro humano sólo puede concentrarse por tiempo limitado? Es imposible pedirnos productividad después de trabajar 3 horas en la misma posición. Negarnos descansos puede ocasionar daños mentales y físicos, por ejemplo, problemas circulatorios en las piernas según lo comenta el profesor Beverly Hunt del hospital Guy’s & St Thomas en Londres. Los descansos no involucran navegar en la red, es mejor tomar 5 minutos para caminar un poco, llamar por teléfono a un amigo, incluso, cambiar de lugar de trabajo hará que tu mente esté lista para abordar una nueva tarea con total concentración.

7. Define un horario de trabajo.

Horarios-trabajo

Cambia tu mentalidad. Si piensas “voy a trabajar hasta terminar”, te estás dando permiso mentalmente para alargar una actividad, incluso puede que te “castigues” a ti mismo quedándote en la oficina hasta acabar. Deja de ser la persona que dice trabajar 10 horas, de las cuales se distrae 5. No quieres esto en tu vida. Es mejor pensar “voy a terminar para X hora”. Este pensamiento conlleva un reto implícito y predispone tu atención para terminar en el tiempo definido. ¿No terminaste a tiempo? a veces se vale quedarse, pero la mayoría de las veces debemos irnos. Notarás que con la práctica serás más productivo para sacar la chamba en tiempo.

No pienses: “voy a trabajar hasta terminar”
Mejor piensa: “voy a terminar para tal hora”

 

 

Artículos Relacionados

Dános tu Opinión